ChatGPT Space: är det en Office-dödare?

På sin utvecklarkonferens DevDay i tisdags presenterade OpenAI inte bara Dots. De lanserade också ChatGPT Space, och det är kanske den nyhet som på sikt påverkar flest kontor.

Space är en plats i ChatGPT där du och dina kollegor skriver dokument, gör presentationer och samlar teamets arbete, med ChatGPT som en extra kollega mitt i allt. Det låter misstänkt likt något de flesta av oss redan har. Så frågan är oundviklig: är det här början på slutet för Microsoft 365, som många fortfarande kallar Office 365?

Vad är Space?

• Ett gemensamt utrymme för teamet. Här samlas teamets sidor, presentationer, kalkylark och filer. Du ger utrymmet ett namn och lägger till kollegorna.
• Sidor, en ny sorts dokument. En sida kan innehålla text, bilder, diagram och tabeller. Du och kollegorna redigerar samtidigt och lämnar kommentarer, ungefär som i ett delat dokument.
• ChatGPT är med på sidan. Du taggar ChatGPT, eller din dot, i en kommentar och ber den skriva om ett stycke, göra en tabell eller ta hand om nästa steg.
• Dokument som uppdaterar sig själva. Du kan ge en sida instruktioner om vad som ska hållas aktuellt, vilka källor som ska användas och hur ofta. ChatGPT hämtar då uppgifter från anslutna verktyg, som Google Drive och Slack, och uppdaterar sidan.
• Från samtal till dokument. Har du pratat med ChatGPT om något kan du be den göra om samtalet till en sida eller en presentation. Den ställer först några frågor och gör sedan ett utkast medan du tittar på.
• Presentationer och kalkylark. En ny presentationsredigerare kan använda teamets egen mall. Att samarbeta i presentationer och kalkylark kommer snart.
• Möten. Ett tillägg som heter Möten spelar in mötet, gör anteckningar och föreslår uppföljningar. Det finns i betaversion för datorappen på Mac.

Space ersätter det som tidigare hette Bibliotek i ChatGPT.

Så kan det se ut på ditt kontor

Uppgiften	Så kan Space hjälpa
Veckorapporten	En sida som varje fredag förmiddag hämtar veckans siffror och händelser och skriver ett utkast. Du granskar och justerar i stället för att börja från noll.
Projektöversikten	En sida med mål, status och hinder som ChatGPT håller uppdaterad när något ändras, så att ingen behöver jaga den senaste versionen.
Efter mötet	Anteckningarna blir en sida med beslut och nästa steg. Be ChatGPT skriva ett utkast till uppföljningsmejlet eller uppdatera projektplanen.
Att göra-listan	En lista som samlar uppgifter från mejl, kalender och Slack, och håller slutdatum och nästa steg aktuella när prioriteringarna ändras.
Kundpresentationen	Gör om ett samtal med ChatGPT till en presentation i er egen mall, och låt kollegorna kommentera direkt i den.
Nyanställda	Ett teamutrymme med rutiner, mallar och tidigare arbete, där den nya kollegan kan fråga ChatGPT i stället för att leta.

Exemplen är mina egna, men alla bygger på funktioner som OpenAI beskriver.

Vem kan använda det?

Space finns för ChatGPT Pro, Business och Enterprise. Du skapar och redigerar sidor i webbläsaren och i datorappen. I mobilen kan du än så länge bara läsa och dela dem. På en arbetsplats med ChatGPT Business eller Enterprise bestämmer it-administratören vad som är påslaget och hur det får delas.

Tre saker att se upp med

1. Allt på sidan syns för alla med åtkomst. Dina privata samtal och ditt personliga minne delas inte. Men om ChatGPT skriver in något på sidan som den hämtat ur ditt minne, så syns det. Läs igenom innan du delar.
2. Andras inställningar gäller för det du delar. Delar du en sida med någon som har ett personligt konto kan innehållet användas för att träna OpenAI:s modeller, även om du själv har stängt av det. Med ChatGPT Business och Enterprise används data som standard inte för träning. Ännu ett skäl att hålla jobbet på jobbkontot.
3. Säg till innan du spelar in. Mötestillägget spelar in ljudet. Berätta alltid för dem i mötet att det spelas in, och följ arbetsplatsens regler.

Så, är det en Office-dödare?

Kort svar: inte i dag, och troligen inte på några år. Men det är en utmaning, bara inte där man först tror.

Det som talar emot:

• Filerna. Kunder, leverantörer, myndigheter och upphandlingar skickar fortfarande Word, Excel och PowerPoint. Den som slutar med Office måste ändå kunna ta emot och skicka sådana filer.
• Excel. Kalkylarken i Space är helt nya. Excel har trettio år av formler, pivottabeller och makron som ekonomiavdelningar över hela landet är beroende av.
• Avtalen. Arbetsplatsen har redan avtal med Microsoft, inloggning, behörigheter, säkerhet och lagring på plats. Särskilt i offentlig sektor byter man inte allt det på ett år.
• Microsoft har redan svarat. Copilot finns inne i Word, Excel och PowerPoint, och sedan i somras är OpenAI:s egen modell GPT-5.6 förstahandsvalet där. AI:n i Office och AI:n i ChatGPT är alltså delvis samma. OpenAI är på samma gång Microsofts leverantör och konkurrent.

Det som talar för:

• Var arbetet börjar. I dag börjar det mesta arbetet i ett tomt dokument. Med Space börjar det i ett samtal. Om utkastet, diskussionen och uppdateringarna sker i ChatGPT blir Office platsen dit man exporterar det färdiga, inte där arbetet görs.
• Levande dokument. Ett dokument som håller sig självt uppdaterat utmanar själva idén om filen som något färdigt som ska sparas som version 7, slutlig, slutlig2.
• AI-kollegorna. När agenter som Dots kan jobba direkt i teamets dokument blir det viktigare var agenterna finns än vilket program dokumentet öppnas i.

Min bedömning: Space dödar inte Office. Men det tävlar om något viktigare än programmen, nämligen var arbetsdagen börjar. Och den striden har Microsoft inte vunnit på förhand.

Vad betyder det för dig?

För de flesta av oss är svaret enkelt. Använd det verktyg som din arbetsplats har godkänt, och använd det bra. Har ni Microsoft 365 med Copilot finns mycket av det här redan inom räckhåll. Har ni ChatGPT Business kan Space bli en riktig tidsbesparare för teamet.

Oavsett verktyg är hantverket detsamma. Att ge AI rätt underlag, beskriva vad ett dokument ska innehålla och hur det ska hållas aktuellt, och sedan granska resultatet, är det som skiljer ett levande dokument från ett levande kaos. Det är precis det vi lär ut:

• AI på jobbet: Grundkurs för dig som vill få ut mer av ChatGPT, oavsett vilket abonnemang ni har.
• AI på jobbet: Microsoft Copilot för arbetsplatser där Microsoft 365 är det godkända verktyget.
• Internkurs för hela arbetsplatsen, så att ni kommer överens om verktyg, regler och arbetssätt.

/Rickard Eriksson
Rickard startade världens första sociala medium LunarStorm för 30 år sedan. Det förändrade sättet att umgås för fler än 2 miljoner svenskar. Sedan några år tillbaka är han helt fokuserad på AI, och har hjälpt fler än 7 000 företag och offentliga verksamheter att få mer gjort och med högre kvalitet med hjälp av AI. Rickard är alltså stor förespråkare av AI, men på rätt sätt, och i rätt miljö.
Mer om Rickard Eriksson